سازماندهی منابع اطلاعاتی
هر آنچه که اطلاعاتی در خود ذخیره کرده و ما بتوانیم بخشی یا تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان را از آن استخراج کنیم منبع اطلاعاتی محسوب می شود. در امور کسب و کار و تجارت منابع اطلاعاتی را می توان به دو گروه اصلی درون سازمانی و برون سازمانی طبقه بندی کرد.
منابع اطلاعاتی درون سازمانی به اسناد و بسته های اطلاعاتی که اطلاعات مربوط به مخاطبان درون سازمانی در آن ها جا گرفته است گفته می شود.
مثل اساسنامه، مصوبات مجمع عمومی، مصوبات هیات مدیره، انواع گزارش‌ها، -نتایج نظر سنجی روابط عمومی، پرونده های کارگزینی، مکاتبات اداری، دستورالعمل ها،بخش نامه ها،ابلاغ ها و هر سند دیگری که بتوان اطلاعات مخاطبان درون سازمانی را از آن کسب کرد.
منابع اطلاعاتی برون سازمانی به اسناد و بسته های اطلاعاتی که اطلاعات مربوط به مخاطبان برون سازمانی در آن ها جای گرفته است گفته می شود. مانند نتایج نظرسنجی از مصرف کنندگان کالا یا خدمات، هر نوع مدرکی که از سازمان های رقیب اطلاعاتی به ما می دهد، قوانین جاری کشور، اطلاعات تغییر در وضعیت اقتصاد خرد و کلان، اطلاعات تغییر در وضعیت صنعت و تکنولوژی ساخت و تولید، نتایج تحقیقات مرتبط با محصول یا خدمات ما، نتیجه تجمعات و بیانیه های تشکل های صنفی که بر عملکرد یا فروش شرکت ما اثر گذار است و حتی تغییر در عوامل اثر گذار بر حمل و نقل کالا (مثل تغییر نرخ سوخت) یا کلیدورهای خدمات رسانی (مثل تغییر آب و هوا و راه‌ها).
سازماندهی منابع اطلاعاتی سازمان از این جهت حائز اهمیت است که دسترسی به اطلاعات به روز شده و به هنگام می تواند به شکل غیر مستقیم بر سودآوری ویا جلوگیری از زیان سازمان ما اثر گذار باشد و در حوزه رقابت با سایر شرکت ها نیز می تواند به ما کمک کند تا بتوانیم از نقاط ضعف رقبا به نفع خودمان استفاده کنیم و یا با تکیه بر نقاط قوت خودمان و تقویت آنها از رقبا پیشی بگیریم و سهم بیشتری از بازار مصرف را نصیب خودمان کنیم.
بطور کلی اگر بخواهیم منابع اطلاعاتی یک سازمان تجاری را طبقه بندی کنیم باید امور زیر صورت گیرد:
- در سطح مدیران ارشد که اطلاعات بر تصمیم گیری آنها اثر گذار است، نیازمند یک سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) پشتیبان تصمیم گیری هستیم. این سیستم می تواند حاوی اطلاعات دست اول از رقبا، شرایط بازار، وضعیت صنعت و وضعیت شرکت باشد اما چون حجم داده ها زیاد است و مدیران ارشد همیشه با کمبود وقت مواجه هستند، بیشتر این اطلاعات باید به نوعی طبقه بندی و داشبورد شوند که در یک نگاه بتوان نتیجه گیری کرد و تصمیم گرفت.
- یک سطح پایینتر، یعنی در سطح مدیران میانی نیازمند اطلاعات طبقه بندی شده سطوح مختلف سازمان هستیم. زیرا این دسته از مدیران با مسائلی همچون تبدیل سیاست های کلان مدیران ارشد به برنامه های عملیاتی و مدیریت منابع سازمان (ERP) در جهت نیل به اهداف کلان هستند. پس طبیعی است که باید از تمام ارتباطات و هماهنگی ها و مکاتبات مطلع باشند و یا حداقل هر زمان که اراده کنند بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند. تعیین میزان دسترسی به اطلاعات و تعیین مسیرهای ارتباطات و هماهنگی اعضا و بخش های مختلف سازمان در این سطح از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
- در سطحی پایینتر که نیروهای صف سازمان قرادارند و مستقیماً با مشتریان نهایی سازمان در ارتباط هستند، استقرار یک نظام کارآمد جذب و حفظ و توسعه مشتریان سازمان از اهمیت بسیار ویژه ای برخوردار است. زیرا همانطور که تصمیمات از بالا به پایین دیکته می شود، تصمیمات مشتریان در خصوص خرید یا عدم خرید محصول شما، که در نتیجه آن جریان درآمد زایی سازمان شما تعیین می‌شود، از این سطح به سطوح بالاتر سازمان می‌رسد و بر تصمیمات اثر گذار است. پس پیاده سازی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) در این لایه امری اجتناب ناپذیر است.
- در مورد شرکت های بزرگتر (Enterprise) که در نقاط مختلف یک شهر یا کشور شعبات زیادی دارند یا حتی شرکت بین المللی محصوب می‌شوند و دارای مدیریان منطقه ای هستند. جمع آوری داده های جغرافیایی، کلیدورهای توزیع کالا و خدمات، وضعیت اقلیم و شهرها، آمار های انسانی نظیر جنسیت و سن مشتریان شرکت، میزان پراکندگی جمعیت در بازارهای هدف، وضعیت اجتماعی، فرهنگی، سیاسی و اقتصادی جامعه هدف و مسائلی از این دست قطعاً بر تصمیم گیری آنها در خصوص ایجاد شعب یا حفظ و نگهداری و توسعه آنها اثر گذار است. لذا پیاده سازی یک سیستم یکپارچه که از نتایج تحلیل های سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS)، تحقیق در عملیات و تحلیل آماری بازاریابی و فروش استفاده کند، امری اجتناب ناپذیر است.
من به عنوان کارشناس رسمی شرکت مایکروسافت (Microsoft Certified System Expert – MCSE) می توانم به شما در پیاده سازی و استقرار یک نظام اطلاعاتی کارآمد سازمانی، خدمات مشاوره منحصر بفردی ارائه دهم. لذا پیشنهاد میکنم:
- جنرال کاتالوگ سایت را دانلود و مطالعه کنید.
- مقالات مرتبط را در وبلاگ این سایت مطالعه فرمایید.
- با پرکردن فرم مشاوره، از فرصت یک جلسه مشاوره رایگان غیر حضوری بهره مند گردید.
همچنین در صورت تمایل می توانید از امکانات آموزشی موجود در منو آکادمی سایت نیز استفاده فرمایید.